Od dnia 7 kwietnia 2023 r., w związku z treścią przepisów ustawy z dnia z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 240), pracodawców i pracowników będzie obowiązywać nowa definicja pracy zdalnej, zgodnie z którą pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.
Nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej nie będą regulować szczegółowych zasad wykonywania pracy zdalnej, natomiast wskażą kwestie, które obligatoryjne powinny zostać doprecyzowane pomiędzy pracodawcą, a pracownikami.
Kto i gdzie ustali zasady wykonywania pracy zdalnej?
Od dnia 7 kwietnia 2023 r., zasady wykonywania pracy zdalnej ustalane będą pomiędzy stronami umowy o pracę bądź bezpośrednio przy zawieraniu umowy o pracę bądź w trakcie zatrudnienia, przy czym sposób określenia zasad wykonywania pracy zdalnej będzie uzależniony od działalności organizacji związkowych u danego pracodawcy.
Każdorazowo przy ustalaniu zasad wykonywania pracy zdalnej uczestniczy pracodawca.
Zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej, zasady jej wykonywania mogą zostać ustalone w różny sposób, przy pośrednim lub bezpośrednim udziale pracownika, co przedstawia poniższa tabela.
| L.p. | Pomiot reprezentujący pracownika, przy ustalaniu zasad wykonywania pracy zdalnej | Sposób ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej | Podstawa prawna |
| 1. | Jedna organizacja związkowa działająca u pracodawcy | · Porozumienie · Regulamin – jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia. | Art. 6720 § 1 – 3 Kodeksu Pracy |
| 2. | Więcej niż jedna organizacja związkowa działająca u pracodawcy | · Porozumienie: 1. zawarte pomiędzy pracodawcą 2. zawarte pomiędzy organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2022 r., poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych · Regulamin – jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia. | Art. 6720 § 1 – 3 Kodeksu Pracy |
| 3. | Przedstawiciele pracowników | · Regulamin – jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe. | Art. 6720 § 4 Kodeksu Pracy |
| 4. | Pracownik | · Polecenie wykonywania pracy zdalnej · Porozumienie – oba sposoby dopuszczalne w przypadku nieuregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w sposób wskazany w pkt. 1 – 4 tabeli. | Art. 6720 § 5 Kodeksu Pracy |
Należy pamiętać, iż w niektórych przypadkach Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, np. przypadku pracodawców zatrudniających powyżej 50 pracowników. Wówczas możliwa jest sytuacja, w której pracodawca zatrudniający 50 pracowników wprowadzi regulamin pracy, lecz zasady wykonywania pracy zdalnej ustali z każdym pracownikiem z osobna w indywidualnych porozumieniach albo poleceniach wykonywania pracy zdalnej. Takie rozwiązanie, chociaż dopuszczalne przez prawo nie wydaje się racjonalne z punktu widzenia pracodawcy, bowiem sprawia, że pracodawca zamiast napisać jeden regulamin pracy obejmujący wszystkich zatrudnionych pracowników, w którym ustali zasady wykonywania pracy,
w tym także pracy zdalnej, będzie musiał ustalić warunki pracy zdalnej indywidualnie
z każdym pracownikiem.
Warto podkreślić, że uzgodnienie między stronami stosunku pracy dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej mogą być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, co stanowi wyjątek od ogólnej zasady wynikającej z Kodeksu pracy, zgodnie z którą wszelkie zmiany warunków pracy wymagają formy pisemnej. Takie uzgodnienie powinno przede wszystkim obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, a także ustalenie w jakim wymiarze pracownik będzie świadczył pracę zdalną (częściowo czy całkowicie) oraz określenie miejsce świadczenia pracy (np. miejsce zamieszkania pracownika).
Co powinny określać zasady wykonywania pracy zdalnej?
Ustawodawca wprowadzając do Kodeksu pracy instytucję pracy zdalnej znaczną część zasad jej wykonywania przekazał do uregulowania pracodawcom, jednocześnie wskazując na minimalną treść porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej, która powinna w szczególności określać:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji
i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo porozumieniu zawartym pomiędzy stronami umowy o pracę; - zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku
z wykonywaniem pracy zdalnej; - zasady porozumienia się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną,
w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; - zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacja oprogramowania
i serwisu powierzonych pracowników narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Na zakończenie należy podkreślić, iż strony stosunku pracy mogą określić także inne zasady wykonywania pracy zdalnej, które muszą jednak pozostawać w zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.
Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej?
Regulamin pracy zdalnej, podobnie jak regulamin pracy, powinien być uzgodniony
z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy. W przypadku, gdy w terminie 30 dni od przedstawienia zakładowym organizacjom związkowym przez pracodawcę projektu regulaminu pracy zdalnej strony nie dojdą do porozumienia bądź
w przypadku, gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe – regulamin pracy zdalnej ustala pracodawca.
Pracodawca musi pamiętać, iż treść regulaminu pracy zdalnej powinna zostać udostępniona pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracownika, np.
w formie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednym słowem, regulamin pracy zdalnej musi być pracownikom udostępniony w taki sposób, aby mogli oni zapoznać się z jego treścią.
Regulamin pracy zdalnej może określać datę jego wejścia w życie, a w przypadku braku takiego postanowienia regulamin pracy zdalnej będzie obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.
W przypadku nowo zatrudnionych pracowników, obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie ich z regulaminem pracy zdalnej przed dopuszczeniem do pracy, a także uzyskanie od każdego pracownika potwierdzenia zapoznania się z jego treścią.
Podsumowując, jeśli jesteś pracodawcą i zatrudniasz pracowników, którzy wykonują lub mogą wykonywać pracę zdalną to ostatni moment przed wejściem w życie nowelizacji Kodeksu Pracy dotyczącej pracy zdalnej, na ustalenie zasad jej wykonywania.
Autorem artykułu jest Adwokat Aleksandra Zeuschner.
