Ustawa o ochronie sygnalistów implementuje do polskiego systemu prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Większość przepisów ustawy wejdzie w życie dopiero 25 września 2024 r., pomimo, że termin na wdrożenie Dyrektywy 2019/1937 do polskiego systemu prawnego minął 17 grudnia 2024 r.
Celem ustawy o ochronie sygnalistów jest ochrona osób (sygnalistów), które zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą. Co istotne, przepisy ww. ustawy będą miały zastosowanie także do osób, które zgłaszają lub ujawniają publiczne informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Sygnaliści, zgłaszając przypadku naruszenia prawa, pomagają w ujawnianiu działań niezgodnych z przepisami i regulacjami, co jest kluczowe dla zapewnienia uczciwości
i przestrzegania prawa w organizacjach.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia procedur wewnętrznych?
Obowiązek wdrożenia procedur wewnętrznych Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na jednostki publiczne oraz podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Pamiętać należy, że do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się również: pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową, nie ma zastosowania do:
- podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska;
- jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Podmioty zobligowane do wdrożenia procedur wewnętrznych będą zobowiązane do podjęcia następujących działań:
- ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych; - wdrożenia systemu przyjmowania zgłoszeń oraz poinformowania pracowników, współpracowników i osób powiązanych stosunkiem służbowym o dostępności tych kanałów;
- powołania niezależnej, wewnętrznej jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych, w tym weryfikację, obsługę oraz wyjaśnianie zgłoszeń;
- rejestrowania oraz przechowywania zgłoszeń przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Sygnalista może również dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Takie zgłoszenie przyjmowane będzie przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Organy publiczne zobowiązane są do wydania zaświadczenia o podleganiu sygnalisty ochronie przewidzianej w ustawie, w przypadku, gdy sygnalista zwróci się z takim żądaniem.
Ochrona sygnalistów i zakaz działań odwetowych
Podmiot prawny każdorazowo zobowiązany jest do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań oraz dalszych czynności mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
Co więcej, sygnalista podlega ochronie już od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację
o naruszeniu prawa.
Zgodnie z art. 11 Ustawy o sygnalistach wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Działania odwetowe to działania lub zaniechania, które mają miejsce w kontekście pracy i są wynikiem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Takie działania mogą naruszać prawa sygnalisty lub powodować nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne wszczynanie postępowań przeciwko sygnaliście. Katalog wspomnianych działań został ujęty przez ustawodawcę w rozdziale 2 ww. ustawy.
Sygnalista, wobec którego podmiot zobowiązany dopuścił się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Co w przypadku niewdrożenia procedur wewnętrznych?
W przypadku nieustanowienia procedur zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienia ich z naruszeniem prawa na zobowiązanego może zostać nałożona grzywna. Poza powyższą karą grzywny Ustawa o sygnalistach przewiduje dodatkową odpowiedzialność w stosunku do osób, które:
- chcą, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia – grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku; stosując przy tym groźbę bezprawną lub podstęp – kara do 3 lat pozbawienia wolności;
- podejmują działania odwetowe wobec sygnalisty – grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat, a w sposób uporczywy – kara do 3 lat pozbawienia wolności;
- ujawniają tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej lub powiązanej – grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku;
- dokonuję fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło – grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.
Ustawa o sygnalistach może znacząco przyczynić się do skuteczniejszego ujawniania nieprawidłowości w miejscu pracy, a procedury wdrożeniowe w przedsiębiorstwach pozwolą uzupełnić istniejące luki w zakresie zgłaszania, ujawniania oraz rozpatrywania wszelkich naruszeń. Kluczowe znaczenie w stosowaniu wewnętrznych regulacji odgrywać będzie zarówno ich forma, jak i treść, która może pozostawić szerokie pole do interpretacji, co z kolei może wpływać na spójność i skuteczność ich stosowania.
Autorem artykułu jest Aplikant adwokacki Piotr Lenart.