W odpowiedzi na rosnące potrzeby cyfryzacji administracji publicznej, w ostatnich latach wprowadzono szereg rozwiązań, które umożliwiają obywatelom oraz przedsiębiorcom załatwianie spraw urzędowych w sposób szybki i wygodny, bez konieczności osobistego stawiennictwa w placówkach. Jednym z kluczowych narzędzi tej zmiany są e-Doręczenia, które zaczęły obowiązywać w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Celem tej regulacji jest uproszczenie procedur komunikacyjnych z organami publicznymi oraz zapewnienie efektywnego i bezpiecznego sposobu wymiany korespondencji.
Co istotne, od 1 stycznia 2025 roku wspomniana Ustawa wprowadza obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla przedsiębiorców.
Czym są e-Doręczenia dla przedsiębiorców?
Usługa e-Doręczeń to inaczej skrzynka do doręczeń elektronicznych, która ma na celu ułatwienie komunikacji z organami publicznymi.
E-Doręczenia umożliwiają wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej, z równoważnym skutkiem jak tradycyjny list polecony. Docelowo usługa ta ma zastąpić papierową korespondencję urzędową oraz komunikację przez ePUAP.
Kogo dotyczy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Skrzynkę do e-Doręczeń muszą posiadać:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG,
- przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS,
- podmioty niepubliczne wpisane do KRS, tj. fundacje i stowarzyszenia,
- przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.
Jakie urzędy posiadają adres do e-Doręczeń?
Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Z kolei, do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Co oznacza zarejestrowanie e- Doręczeń?
Zarejestrowanie adresu do e-Doręczeń jest równoznaczne z:
- wskazaniem tego adresu jako oficjalnego adresu do korespondencji urzędowej,
- żądaniem doręczenia korespondencji urzędowej właśnie na ten adres.
Od momentu zarejestrowanie adresu do e-Doręczeń korespondencja do przedsiębiorców będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych.
W jaki sposób zarejestrować skrzynkę do e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy powinni zgłosić wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez stronę Biznes.gov.pl – LINK
Po aktywacji adresu, usługa będzie dostępna w Koncie Przedsiębiorcy – LINK.
Do kiedy należy założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Termin wdrożenia e-Doręczeń zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG lub KRS:
- Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 1 października 2026 roku. (przy czym, jeżeli przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 30.06.2025 r. to w momencie składania wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG należy mieć już adres do e-Doręczeń.)
- Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Z kolei, podmioty rejestrujące działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, będą miały obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji.
Aktualnie ustawa nie wprowadza sankcji za brak założenia skrzynki e-Doręczeń przez przedsiębiorców wpisanych do KRS i CEIDG, ale nie można wykluczyć, że brak jej założenia spowoduje trudności w komunikacji z organami administracji publicznej, w szczególności może wydłużyć obieg dokumentów i informacji z organami.
Autorem artykułu jest Aplikantka adwokacka Zuzanna Łoś.