Dla wielu osób paczkomaty są dziś oczywistym, powszechnym sposobem nadawania przesyłek, wykorzystywanym bez większego zastanowienia. Na gruncie obrotu prawnego coraz częściej pojawia się więc pytanie, czy pismo procesowe – takie jak odwołanie, skarga czy wniosek – może zostać skutecznie wniesione za pośrednictwem paczkomatu, a jeżeli tak, to w jakim momencie uznaje się je za nadane do organu na potrzeby dochowania terminu. Wątpliwości te mają istotne znaczenie praktyczne, zwłaszcza w sytuacjach, w których termin do dokonania czynności procesowej upływa w dniu nadania przesyłki.
ZASADA OGÓLNA – KIEDY TERMIN DO WNIESIENIA PISMA UWAŻA SIĘ ZA ZACHOWANY?
Zgodnie z dyspozycją art. 57 § 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, termin do wniesienia pisma uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Przez długi czas przepis ten był interpretowany w sposób rygorystyczny – przyjmowano, że zachowanie terminu następuje wyłącznie w przypadku nadania pisma za pośrednictwem operatora wyznaczonego, tj. Poczty Polskiej, natomiast nadanie przesyłki u innego operatora skutkowało tym, że decydująca była dopiero data wpływu pisma do organu.
CZY PACZKOMAT MOŻE BYĆ „PLACÓWKĄ OPERATORA POCZTOWEGO”? – ZMIANA PODEJŚCIA W ORZECZNICTWIE SĄDÓW ADMINISTRACYJNYCH
W ostatnich latach w orzecznictwie sądów administracyjnych można zaobserwować odejście od tak restrykcyjnej wykładni. Praktyka życia codziennego szybko dogoniła przepisy i sądy coraz częściej uwzględniają realia funkcjonowania rynku usług pocztowych oraz fakt, że również organy administracji publicznej powszechnie korzystają z usług operatorów innych niż operator wyznaczony, tj. Poczta Polska.
W tym kontekście istotne znaczenie ma wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 listopada 2025 r., sygn. III OSK 2470/22, w którym jednoznacznie wskazano, że termin do wniesienia pisma może zostać zachowany także w przypadku nadania go za pośrednictwem operatora pocztowego niewyznaczonego, takiego jak InPost.
NSA przyjął szerokie rozumienie pojęcia „placówki operatora pocztowego”. W ocenie Sądu nie jest to wyłącznie tradycyjna placówka stacjonarna, lecz każde miejsce wyznaczone przez operatora do przyjmowania przesyłek, w którym możliwe jest zawarcie umowy o świadczenie usługi pocztowej. W konsekwencji paczkomat należy traktować jako placówkę operatora pocztowego, o ile operator dopuszcza nadawanie przesyłek w takiej formie zgodnie z regulaminem świadczenia usług.
KIEDY DOCHODZI DO „NADANIA” PISMA W PACZKOMACIE?
Kluczową kwestią pozostaje ustalenie momentu nadania przesyłki wysyłanej za pośrednictwem paczkomatu.
NSA wyraźnie wskazał, że:
- o nadaniu przesyłki decyduje moment jej faktycznego umieszczenia w paczkomacie,
- rozstrzygające jest bowiem uzyskanie przez operatora władztwa nad przesyłką (operator wchodzi w posiadanie przesyłki z chwilą zamknięcia „drzwiczek” paczkomatu),
- zaś data wygenerowana na etykiecie nadawczej nie musi odpowiadać rzeczywistej dacie nadania.
W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli etykieta została wydrukowana przez samego nadawcę wcześniej niż w dniu umieszczenia przesyłki w paczkomacie bądź została ona wygenerowana później przez kuriera (po fizycznym odbiorze przesyłki), nie przesądza to automatycznie o dacie wniesienia pisma.
CO W SYTUACJI, KIEDY ORGAN MA WĄTPLIWOŚCI CO DO DATY NADANIA PRZESYŁKI PRZEZ NADAWCĘ?
NSA w wyroku sygn. III OSK 2470/22 podkreślił również, że w przypadku powstania wątpliwości co do daty nadania pisma organ nie może poprzestać na formalnym stwierdzeniu uchybienia terminu. Powinien on umożliwić stronie wykazanie rzeczywistej daty nadania, w szczególności poprzez:
- potwierdzenia nadania generowane w systemie operatora (np. aplikacji mobilnej),
- korespondencję elektroniczną z operatorem,
- historię zdarzeń przesyłki,
- postanowienia regulaminu świadczenia usług pocztowych.
Zaniechanie takich ustaleń może prowadzić do naruszenia zasady prawdy obiektywnej oraz zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów władzy publicznej.
UWAGI KOŃCOWE
Orzecznictwo sądów administracyjnych coraz lepiej odpowiada na realia współczesnej praktyki, jednak zagadnienie dochowania terminu wciąż może budzić wątpliwości. Z tego względu w sprawach o większym ciężarze gatunkowym – zwłaszcza gdy pismo nadawane jest w ostatnim dniu terminu – warto zadbać o zachowanie dokumentów i informacji pozwalających jednoznacznie wykazać moment nadania przesyłki za pośrednictwem paczkomatu.
Autorką artykułu jest asystentka prawna Julia Cichowska.
