Rozpoczynamy temat niezwykle istotny z punktu widzenia bieżącej działalności oraz pozycji rynkowej przedsiębiorcy – tajemnicy przedsiębiorstwa. Ze względu na bogatą problematykę tematu, dotyczącą zarówno działalności gospodarczej, ochrony przed nieuprawnionym wyjawieniem tajemnicy oraz sankcji za jej naruszenie, zostanie on przedstawiony w trzech osobnych postach.
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Zgodnie z definicją legalną, tajemnicą przedsiębiorstwa są wszelkie informacje dot. przedsiębiorstwa, posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane, albo łatwo dostępne dla osób zwykle zajmujących się tym rodzajem informacji, o ile „właściciel” tych informacji lub osoba mogąca nimi rozporządzać podjęła odpowiednie działania w celu utrzymania ich w poufności. Tajemnica ta z mocy ustawy podlega specjalnej ochronie prawnej przed jej nieuprawnionym wyjawieniem, pozyskaniem lub wykorzystaniem.
Warto dodać, że tajemnica przedsiębiorstwa została bezpośrednio wskazana w kodeksie cywilnym, jako jeden z elementów składowych przedsiębiorstwa (art. 55(1) KC). Bywa też określana wręcz jako „podstawowy zasób strategiczny przedsiębiorstwa” oraz że zarówno „może wynieść przedsiębiorstwo na wyżyny światowego biznesu, ale ta sama informacja może też je zniszczyć” . Jest ona więc wartością samą w sobie i może nawet stanowić jeden z elementów decydujących o pozycji przedsiębiorcy na rynku. Niejednokrotnie przedsiębiorcy pewne szczególnie cenne rozwiązania technologiczne czy biznesowe wypracowują przez lata swojej działalności, angażując do tego duże zasoby finansowe czy ludzkie. Tajemnicę przedsiębiorstwa może posiadać każdy przedsiębiorca – od osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, przez kilkuosobową spółkę jawną, spółkę z o.o. aż po największe spółki akcyjne. Niektórzy przedsiębiorcy posiadają tego typu cenne informacje już od początku swojej działalności (np. wchodząc na rynek z innowacyjnym produktem czy technologią), inni wypracowują je z czasem, w toku rozwoju swojej działalności.
Czemu należy chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
W przypadku tajemnicy przedsiębiorstwa jej ochrona przed ujawieniem ma kluczowe znaczenie, ponieważ nie da się przywrócić stanu sprzed wyjawienia. Kiedy ktoś zapozna się z tymi informacjami nie będzie się już dało w żaden sposób „wymazać ich z pamięci”. Oczywiście sąd będzie mógł orzec wobec konkretnych osób zakaz wykorzystywania i rozpowszechniania tych informacji, jednak jak wiadomo sam fakt wydania orzeczenia nie powstrzyma kogoś, kto i tak będzie chciał wykorzystywać lub rozpowszechniać zdobytą wiedzę. Wykorzystanie przez konkurencję tajemnicy przedsiębiorstwa może wyrządzić niepowetowane straty dla poszkodowanego przedsiębiorcy. Może on np. przestać być jedynym przedsiębiorcą na rynku dostarczającym konkretny produkt lub usługę, lub może stracić poszczególnych klientów, dostawców czy kontrahentów na rzecz konkurencji.
Co więcej, jak zostało już wspomniane, niezapewnianie cennym i poufnym informacjom należytej ochrony skutkuje wyłączeniem specjalnej ochrony prawnej, przyznawanej przez ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Jakie informacje mogą zostać uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa?
Ustawowa definicja tajemnicy przedsiębiorstwa jest otwarta, nie ma zamkniętego katalogu rodzajów informacji, które stanowią tę tajemnicę. Ustawa wskazuje na konkretne cechy, które informacje przedsiębiorstwa muszą mieć, by móc zostać zakwalifikowane jako prawnie chroniona tajemnica przedsiębiorstwa. Mowa o tym, że:
- Informacje posiadają wartość gospodarczą (tzn. muszą one pozytywnie wpływać na wartość przedsiębiorstwa, jego pozycję na rynku, na konkurencyjność itp. Muszą one mieć istotne znaczenie dla działalności gospodarczej, a ich utrata czy wyjawienie będzie wiązało się z negatywnymi skutkami gospodarczymi, takimi jak spadek konkurencyjności czy pozycji rynkowej. Oznacza to, że wewnętrzne i poufne informacje przedsiębiorstwa nie mające znaczenia gospodarczego, nie mogą być uznane za tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu ww. ustawy);
- nie są powszechnie znane osobom zajmującym się daną dziedziną albo nie są łatwo dostępne dla takich osób (tzn. bez znaczenia jest to, że nie są ogólnie powszechnie znane wśród społeczeństwa, lecz nie są znane nawet specjalistom z danej dziedziny, którzy zajmują się nią na co dzień);
- uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (tzw. właściciel tych informacji lub pracownik przedsiębiorcy uprawniony do zapoznawania się z tymi informacjami i do zarządzania nimi, podjęli działania prewencyjne, by informacje te nie „wypłynęły”. Działania w tym kierunku oczywiście muszą być adekwatne do rodzaju chronionych informacji oraz do możliwości, które posiada ku temu konkretny przedsiębiorca. Brak należytego zadbania o ochronę poufności informacji będzie skutkował niemożnością uznania ich za tajemnicę przedsiębiorstwa podlegającą specjalnej ochronie prawnej).
Mimo że nie ma zamkniętej listy informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa, to jednak można wymienić kilka najczęstszych i najważniejszych informacji tego typu:
- receptury (mogą to być zarówno receptury np. na „domowe powidła” wytwarzane w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej jak i np. na słodzone napoje wytwarzane masowo przez koncerny spożywcze czy skomplikowane receptury chemiczne kosmetyków czy materiałów budowlanych);
- lista dostawców, lista klientów, lista kontrahentów;
- sposoby produkcji unikalnych towarów czy wykonywania unikalnych lub wysoce wyspecjalizowanych usług (know-how);
- rozwinięte przez przedsiębiorcę nowe technologie czy programy komputerowe.
Jak można chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
W zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa przed jej wyjawieniem należy zawsze uwzględniać to, jakiego typu są to informacje oraz jak wielu pracowników i do jakich czynności potrzebuje je uzyskiwać i wykorzystywać. Niektóre informacje, np. o kontrahentach, mogą być potrzebne wyłącznie zarządowi i księgowości (i ewentualnie radzie nadzorczej). Natomiast informacje o sposobach produkcji czy wykonywaniu usługi będą potrzebne tym pracownikom, którzy się tym zajmują.
Jako pierwszy sposób ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa można więc wskazać ujawnianie tajemnic wyłącznie w takim zakresie i wyłącznie tym osobom, którym informacje te są niezbędne do wykonywania swojej pracy.
Jedną z kluczowych kwestii jest też określenie przez przedsiębiorcę wewnętrznych reguł postępowania z informacjami poufnymi, w szczególności z tajemnicami przedsiębiorstwa. Należy oczywiście uświadomić i poinstruować każdego, kto ma do czynienia z tymi informacjami o tym, które informacje są poufne i prawnie chronione oraz że zabronione jest jakiekolwiek ich rozpowszechnianie czy wykorzystywanie poza zakresem wymaganym do wykonania swojej pracy. Można to zrobić w dowolny sposób, byleby był skuteczny i pozostawiał dowód jego dokonania. W szczególności tego typu reguły postępowania można określić w regulaminie pracy, umowie z pracownikiem, w specjalnej klauzuli dot. informacji poufnych, czy nawet przesłać pracownikom wytyczne mailem. Zachowanie przy tym formy pisemnej sprawi, że przedsiębiorca będzie posiadał dowód, że odpowiednio poinstruował pracowników, natomiast pracownicy będą bardziej czuli powagę sprawy oraz nie będą mieli wątpliwości co do treści omawianych reguł i wytycznych.
W przypadku gdy tajemnice przedsiębiorstwa są w jakikolwiek sposób zdigitalizowane, foldery z tymi plikami powinny być opatrzone hasłem, które będą znały tylko określone osoby. Szczególnie ważne są też inne formy ochrony systemów komputerowych i serwerów przed atakami z zewnątrz czy przed usterką powodującą wyciek danych. Niemniej jednak podstawową kwestią zawsze będą silne hasła do logowania się do komputera, na maila służbowego czy na inny komunikator służbowy.
Istotna jest także tzw. zasada czystego biurka, polegająca na tym, by nie zostawiać żadnych dokumentów czy notatek na biurku, szafce, stole czy jakimkolwiek innym powszechnie dostępnym miejscu, gdzie każdy kto przechodzi obok może je przeczytać. Tyczy się to też niezostawiania otwartych okien na odblokowanym monitorze komputera.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca jakkolwiek udostępnia dane stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa innemu przedsiębiorcy (np. w toku negocjacji) czy organowi administracji publicznej (np. w wyniku nałożonego na niego obowiązku) bezwzględnie należy w pierwszej kolejności poinformować ten podmiot, że udostępniane dane stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa oraz że pod rygorem sankcji cywilnoprawnych i karnoprawnych zakazane jest jakiekolwiek udostępnianie tych danych jakimkolwiek innym podmiotom oraz jakiekolwiek ich wykorzystywanie inne niż do ściśle wyznaczonych i zaakceptowanych przez przedsiębiorcę celów.
Jeśli negocjacje czy współpraca wiążą się z koniecznością ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa można, a wręcz należałoby, zawrzeć umowę o poufności (ang. „non-disclosure agreement” – NDA). W umowie takiej należy przede wszystkim możliwie jak najbardziej precyzyjnie określić, jaki typ informacji jest uważany za informacje poufne, jakie zachowania czy zdarzenia będą uważanie za naruszenie zobowiązania o poufności, zakres dopuszczalnego wykorzystania i przetwarzania informacji poufnych oraz skutki naruszenia umowy.
Innym możliwym sposobem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest zawarcie porozumienia o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy z pracownikiem, który w ramach pracy zapoznał się z tajemnicą przedsiębiorstwa. W uproszczeniu te rozwiązanie gwarantuje, że pracownik po odejściu z przedsiębiorstwa nie będzie pracował na rynku, na którym działa jego były pracodawca. Tym samym były pracownik nie będzie wykorzystywał swojej wiedzy wyniesionej od danego przedsiębiorcy do działalności konkurencyjnej.
Kwestia konkretnych uregulowań prawnych w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, dotyczących m.in. zakresu dostępu do informacji poufnych spółki wspólników, udziałowców czy akcjonariuszy oraz w zakresie odpowiedzialności za jej nieuprawnione wyjawienie czy wykorzystanie zostanie przybliżona w dalszych postach o tajemnicy przedsiębiorstwa.
Autorem artykułu jest Młodszy prawnik Mateusz Sierzan.
