Elektroniczne doręczanie pism w postępowaniu cywilnym – nowelizacja KPC obowiązująca od 14 marca 2024

Kolejne istotne zmiany przepisów Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego („KPC”) weszły w życie dnia 14 marca 2024 r. na mocy przepisów ustawy z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1860) („Ustawa nowelizująca”).

Znaczącą zmianą, którą wprowadziła Ustawa nowelizująca jest obowiązek posiadania przez profesjonalnych pełnomocników konta w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych („Portal”). Jest to związane z wprowadzeniem możliwości doręczania pism sądowych pełnomocnikom za pośrednictwem Portalu. Nowelizacja przepisów KPC na stałe wprowadza rozwiązania, które wcześniej miały podstawę wyłączenie w przepisach antycovidowych, wprowadzonych podczas pandemii COVID-19, przedmiotowa nowelizacja doprecyzowuje kwestię doręczeń pism za pośrednictwem Portalu.

Ustawodawca do przepisów KPC dodał art. 131 ^1a § 1KPC, który stanowi, że w razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, prokuratorowi, organowi emerytalnemu określonemu przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe, wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie.

W związku z tym, jeśli pismo zostanie doręczone za pośrednictwem Portalu, brak jest podstaw do wysyłania pisma za pośrednictwem operatora pocztowego.  Jednakże nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje ich kopią utrwaloną w postaci elektronicznej.  Również na podstawie art. 131 ^1a § 3,  przewodniczący może zarządzić odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem Portalu, jeżeli takie doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma, w szczególności jeżeli zachodzi potrzeba wydania stronie uwierzytelnionego odpisu orzeczenia lub tytułu wykonawczego.

Kiedy pismo uznaje się za doręczone za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych?

Pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w dokumencie potwierdzającym doręczenie. Natomiast w przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w Portalu.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych w postępowaniu cywilnym

Ustawa nowelizująca w art. 131^1a KPC,  zawiera delegację ustawową dla Ministra Sprawiedliwości, który w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy tryb i sposób doręczania pism sądowych za pośrednictwem Portalu, w tym również elektroniczną postać doręczanych pism.

Wobec powyższego, Minister Sprawiedliwości dnia 12 marca 2024 r. wydał rozporządzenie w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym („Rozporządzenie”), które zawiera szczegółowy tryb i sposób doręczania pism sądowych za pośrednictwem Portalu, jak również określa elektroniczną postać, w której pisma te są doręczane. Zgodnie z przedmiotowym rozporządzeniem pismo doręcza się w postaci pliku edytowalnego lub pliku do odczytu.

Potwierdzenie odbioru pisma

Na podstawie § 2 pkt. 3 Rozporządzenia za odbiór pisma rozumie się wywołanie przez użytkownika konta funkcji „Odbierz” w module „Moje doręczenia” służącym do doręczania pism, o których mowa w art. 131^1a § 1KPC, w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie, albo zaniechanie wywołania tej funkcji w terminie, o którym mowa w art. 131^1a § 2 KPC.

Natomiast za elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji, rozumie się dokument potwierdzający doręczenie albo dokument zawierający informację, że doręczenie uznaje się za skuteczne w trybie art. 131^1a § 2 zdanie trzecie KPC.

Rozporządzenie w szczegółowy sposób określa reguły doręczeń za pośrednictwem Portalu oraz sposób obioru pism sądowych, co wybrzmiewa w § 4 Rozporządzenia –

1. Po odbiorze pisma na koncie, na którym umieszczono pismo, jest automatycznie prezentowana data jego odbioru, a w przypadku nieodebrania pisma w terminie 14 dni od dnia umieszczenia pisma na koncie – data, w której upłynął termin, o którym mowa w art. 131^1a § 2 k.p.c. Jeżeli dzień, w którym upłynął termin, o którym mowa w art. 131^1a § 2 k.p.c., przypada na dzień uznany przez ustawę za dzień wolny od pracy lub na sobotę, to za datę odbioru uznaje się następny dzień, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.
2. Elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji jest automatycznie generowane po odbiorze pisma, umieszczane w portalu informacyjnym i przekazywane do sądu za jego pośrednictwem. Elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji może być pobrane przez użytkownika konta.
3. Elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji zawiera w szczególności: oznaczenie doręczonego pisma, nazwę użytkownika konta, któremu doręczono pismo, datę jego odbioru albo informację, że doręczenie uznaje się za skuteczne, informację o dacie umieszczenia pisma w portalu informacyjnym razem z oznaczeniem doręczonego pisma.

Podsumowując omówiona wyżej jedna ze zmian jakie do procedury cywilnej wprowadziła Ustawa nowelizująca, jest bez wątpienia kluczową zmianą w zakresie informatyzacji sądownictwa, jak również sposobem na usprawnienie pracy kancelarii prawnych.

Autorem artykułu jest Młodszy prawnik Aleksandra Warpechowska.